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Un programme de cooptation est une stratégie de recrutement qui encouragent les collaborateurs actuels à recommander des candidats qualifiés pour des postes à pourvoir dans leur entreprise. Dans la majorité des sociétés, l’employé qui recommande un candidat reçoit une récompense financière ou sous une autre forme.
Des études ont montré que les employés cooptés s’avèrent souvent être les meilleurs collaborateurs. Ils sont embauchés plus rapidement et ont un taux de turnover plus faible, par exemple.
En moyenne, les employés cooptés sont recrutés en 29 jours entre la date de leur candidature et leur intégration, selon les données de LinkedIn. Ce délai est de 39 jours pour les employés recrutés par le biais de sites d’emploi et de 55 jours pour ceux recrutés par le biais d’un site carrière.
Les salariés recrutés par cooptation sont également ceux qui se déclarent les plus épanouis dans leur travail et qui restent plus longtemps dans l’entreprise. En fait, 47 % d’entre eux – soit près de la moitié – sont toujours là après trois ans.
Les avantages de la cooptation ont un impact direct et positif sur les résultats de l’entreprise. Comme les collaborateurs cooptés sont intégrés plus vite, le coût du recrutement est moins élevé.
Parce que le turn over des employés cooptés est plus faible, cela entraîne également une réduction du budget de recrutement, les collaborateurs n’ayant pas besoin d’être remplacés. Or, les coûts de remplacement sont élevés. Le départ volontaire d’un salarié coûte environ un tiers du salaire annuel, selon le Work Institute. Ce chiffre comprend la perte de productivité ainsi que les dépenses telles que les honoraires des recruteurs et le remplacement temporaire du poste vacant.
Le salarié qui présente un candidat qui sera recruté dans l’entreprise a un sentiment d’accomplissement. Il aura l’impression d’avoir été utile pour l’organisation. Les études démontrent également que les salariés cooptés ont tendance à être beaucoup plus engagés que les autres employés.
Pour les demandeurs d’emploi, être recommandé permet d’accélérer le processus d’embauche. Les chances d’être sélectionné sont également beaucoup plus élevées. De toutes les sources de recrutement, la cooptation a le taux de conversion candidat-embauche le plus élevé. Seuls 7 % des candidats postulent par le biais d’un programme de cooptation mais ces derniers représentent 40 % de l’ensemble des recrutements, selon LinkedIn.
En outre, comme les salariés cooptés ont appris à connaître votre entreprise par l’intermédiaire de vos collaborateurs actuels, ils s’intègrent plus facilement. En effet, ils connaissent déjà le processus de recrutement et la culture de l’entreprise.
Les programmes de cooptation sont souvent gérés par les services RH, avec le soutien des responsables du recrutement et parfois des services de marketing et de certains cadres dirigeants. En effet, de nombreux professionnels des RH sont très ouverts aux idées des autres départements et de leurs collaborateurs sur la manière d’améliorer l’efficacité de ces programmes.
Malgré les avantages de la cooptation pour les employeurs et les salariés, seuls 55 % d’entre eux ont effectué des recommandations pour leur entreprise actuelle, selon une étude.
SoftwareAdvice.com, la société qui a mené l’étude, a supposé que le faible engouement des employés pour un programme de cooptation pourrait être le manque de communication de la part des services RH. Voici quelques suggestions pour promouvoir la cooptation au sein de votre entreprise.
L’une des meilleures façons de mettre en valeur les programmes de cooptation consiste à organiser des événements, physiques ou virtuels. Salesforce.com, par exemple, organise régulièrement des événements de networking où les recruteurs peuvent faire connaissance avec les candidats et les collaborateurs qui les recommandent dans un cadre plus détendu.
Théoriquement, les taux de conversion des collaborateurs cooptés pourraient être encore plus élevés si davantage de candidats connaissaient le principe de la cooptation. Accenture a contribué à cette évolution en attirant l’attention des candidats sur ses programmes de recommandation par les collaborateurs. Le postulant peut désormais cliquer sur un bouton “Être recommandé”, intégré aux offres d’emploi.
Qu’un nouveau salarié soit embauché par cooptation ou non, parlez-lui du programme pendant le processus d’intégration. Cela permet de préparer le terrain dès le départ pour de futures recommandations de candidats.
Environ la moitié des entreprises, soit 51 %, offrent une prime comme récompense, selon les personnes interrogées dans le cadre de l’enquête de SoftwareAdvisor.com. D’autres rapports du secteur indiquent que les récompenses les plus courantes peuvent être des congés, des cartes-cadeaux, des vacances dans des destinations exotiques, des billets pour des événements sportifs, des dîners gratuits et des articles de luxe.
La plupart des primes financières se situent entre 500 et 2 500 euros environ. Les incitations peuvent aussi être beaucoup plus élevées, ou plus faibles. Google, par exemple, a offert des bonus de cooptation de 4 000 dollars. Certains employeurs sont connus pour être encore plus généreux quand il s’agit de postes particulièrement difficiles à pourvoir.
Certaines entreprises ont une approche à plusieurs niveaux, avec des incitations financières variant en fonction des compétences ou de l’expérience requises pour le poste. Par exemple, une entreprise peut verser 200 dollars pour la cooptation d’un profil débutant, et 2 000 dollars pour une recommandation de niveau cadre.
Dans un programme d’échelonnement des incitations, la récompense est spécifiquement liée au niveau de salaire du poste à pourvoir. Généralement, l’entreprise verse une prime équivalente à deux semaines ou un mois du salaire du nouveau collaborateur, par exemple.
Si la diversité fait partie de votre politique de recrutement, vous pourriez suivre l’exemple d’Intel en offrant une double prime pour la recommandation de profils féminins.
On peut également noter que le versement de la prime d’incitation intervient à des moments différents selon les entreprises. Certains choisissent d’accorder la récompense dès lors que le nouvel embauché reste dans l’entreprise au-delà de la période d’essai, c’est-à-dire après trois ou quatre mois. D’autres entreprises préfèrent verser une prime calculée selon le temps resté dans l’entreprise par le collaborateur. Ainsi, s’il part de l’entreprise au bout de trois semaines, l’employé qui l’a recommandé reçoit 30 % de la récompense totale. Mais s’il reste pendant sept semaines, la récompense s’élève à 70 %, par exemple.
La meilleure façon de motiver vos salariés à participer à un programme de cooptation est de leur accorder votre reconnaissance. Faîtes-leur savoir que vous appréciez leurs efforts. La valorisation, qu’il s’agisse d’une récompense ou d’un remerciement public de la part de personnes haut placées, est essentielle pour la pérennité du programme. Par exemple, Dell annonce les cooptations réussies lors des réunions d’équipe ainsi que sur Dell Talent Community, leur réseau social interne.
Une autre approche consiste à valoriser la cooptation par la « gamification ». Mettez en place un tableau de bord affichant les scores des collaborateurs en fonction de leurs recommandations. Par exemple, accordez des points sur une échelle allant d’un point pour tweeter une offre d’emploi à 500 points pour recommander avec succès un nouveau manager. Vous pouvez également fournir des billets de tombola dans le cadre de ce programme, avec un billet pour chaque point obtenu, par exemple. Toutes les personnes qui participent au programme de cooptation auront alors au moins une chance de gagner le gros lot le plus convoité : deux semaines de vacances supplémentaires ou un voyage d’une semaine à Hawaï.
Maintenir à jour le suivi des recommandations
Les employés qui ont recommandé des candidats à des postes vacants aimeraient être tenus informés du suivi des candidatures et des éventuelles primes qu’ils s’attendent à recevoir. Ils pourraient être frustrés de ne pas recevoir ce type d’informations à jour de la part des services RH.
Informer vos salariés de l’ouverture de poste dès que possible
Partagez les informations sur les postes ouverts au sein de votre entreprise dès qu’ils sont disponibles. Parlez-en pendant les réunions d’équipe, virtuelles ou physiques, et communiquez autour des annonces de recrutement. Affichez également les postes à pourvoir en interne et sollicitez vos employés pour des recommandations de candidats.
Encourager les employés à partager les offres d’emploi sur les médias sociaux
Vos employés ont des centaines, voire des milliers de contacts sur les médias sociaux tels que Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram, et bien d’autres encore. Pour élargir votre vivier de candidats, invitez vos salariés à partager des offres d’emploi sur leurs réseaux.
Donner les descriptions de poste
À la parution d’une nouvelle offre d’emploi, certains salariés peuvent ne pas comprendre les exigences du poste ouvert, surtout si celui-ci est à pourvoir dans un autre service et requiert des compétences différentes. Lorsque vous envoyez des emails pour demander des recommandations, veillez à inclure les liens vers les descriptions de poste. Soyez prêt et disposé à expliquer les critères requis en cas de besoin.
Bien que toute recommandation puisse être utile, des études récentes montrent des résultats bien meilleurs quand l’employé et le candidat coopté se connaissent depuis au moins un an. Par conséquent, il est pertinent de demander aux personnes qui vous recommandent un candidat s’ils ont déjà travaillé avec lui dans le passé, comment et depuis combien de temps ils se connaissent.
Les programmes de cooptation sont généralement suivis depuis le système de suivi des candidats classique (ATS). Lorsque vos collaborateurs se connectent à leur portail dédié dans l’ATS, ils peuvent voir en temps réel où en sont les candidats qu’ils ont cooptés dans le processus de recrutement. Ils peuvent également voir la récompense qu’ils vont percevoir et si elle a été payée.
En outre, les ATS incluent souvent d’autres fonctionnalités avantageuses pour un programme de cooptation. Par exemple, vous pouvez suivre les points accumulés et les primes accumulées dans les systèmes de gamification. Un administrateur peut également permettre aux employés participants de partager les offres d’emploi de l’entreprise sur les comptes de leurs réseaux sociaux en un seul clic.
Pour savoir comment le logiciel de suivi des candidats d’iCIMS ATS peut assurer le suivi de votre programme de cooptation, ainsi que tous vos efforts de recrutement et de fidélisation des employés, découvrez iCIMS Applicant Tracking System.