Software per video colloqui

Cos’è un video colloquio?
Tradizionalmente i datori di lavoro conducono colloqui di lavoro in presenza o telefonicamente, ultimamente però i video colloqui stanno prendendo sempre più il sopravvento. Il video colloquio, come suggerisce il nome stesso, si riferisce a un tipo di intervista di lavoro più recente che si svolge a distanza utilizzando la tecnologia video digitale.

Già in crescita, l’uso dei video colloqui nelle risorse umane (HR) è aumentato rapidamente con l’inizio della pandemia globale del 2020. Ad aprile del 2020, il gruppo di analisi industriale Gartner ha riferito che l’86% delle organizzazioni stavano conducendo interviste video o “virtuali”. Nel frattempo, uno studio di benchmark di Criteria ha individuato un aumento delle interviste video del 159% anno dopo anno.

Con la tendenza all’aumento del lavoro da casa che si prevede durerà ben oltre la pandemia, i video colloqui dunque rappresentano il presente e il futuro della selezione del personale.

Ci sono due tipi principali di interviste video. Il video colloquio in diretta, conosciuto anche come intervista “live”, o sincrona, avviene in diretta su Internet. Sia l’intervistatore che il candidato sono presenti durante la sessione video, anche se si trovano in luoghi fisici separati.

Al contrario, i video colloqui in differita o “asincroni” sono preregistrati dal candidato, in genere comodamente da casa, e poi inviati per via telematica al datore di lavoro. Di solito, il candidato viene sollecitato dal sistema di video-interviste a rispondere a certe domande.

Perché i video colloqui sono utili per i recruiters?
Come i colloqui telefonici, i video colloqui fanno risparmiare ai datori di lavoro tempo e denaro in fase di selezione. A differenza dei colloqui telefonici, però, le interviste video permettono anche ai reclutatori e ai responsabili delle risorse umane di osservare visivamente la comunicazione e le capacità interpersonali del candidato, compresi i segnali non verbali.

Inoltre, i video colloqui permettono di automatizzare lo screening, migliorando la qualità delle informazioni nei software di gestione del personale.

I video colloqui eliminano anche i confini geografici. I datori di lavoro possono intervistare i candidati che vivono in luoghi lontani senza la necessità di farli arrivare in sede, con gli annessi costi di pernottamento e spostamento.

Perché i video colloqui sono utili per i candidati?
I video colloqui sono più facili da svolgere da parte di chi cerca lavoro. Sono finiti i giorni in cui si doveva dedicare un’intera mattinata o pomeriggio, come minimo, a un primo colloquio di persona con un recruiter, per poi tornare ripetutamente all’ufficio aziendale per incontri di follow-up con il responsabile delle assunzioni e forse con dirigenti di livello superiore. Adesso i candidati possono sostenere colloqui a distanza con più potenziali datori di lavoro nello stesso giorno, se lo desiderano.

Allo stesso tempo, le interviste video e altre nuove pratiche di reclutamento digitale stanno riducendo sostanzialmente il time to hire. I migliori talenti non hanno più bisogno di aspettare settimane o addirittura mesi per sapere se verrà offerto loro un lavoro, e possono anticipare tutte le riflessioni del caso come quelle sulla retribuzione e sull’accettazione della proposta di lavoro.

Dove si inserisce il video colloquio nel processo generale di recruitment? 
I video colloqui possono essere eseguiti in qualsiasi fase del processo di assunzione. Tuttavia, un approccio che molte aziende stanno adottando è quello di utilizzare il video colloquio in differita come strumento di screening. Il video colloquio in diretta viene poi condotto in una fase successiva, ma solo con i finalisti selezionati.

Ci sono situazioni in cui i video colloqui sono particolarmente utili?
I video colloqui sono adatti per il recruiting in diversi settori e per quasi tutte le posizioni presenti in azienda, persino nel caso di piccole e medie imprese. Tuttavia, ci sono alcune situazioni in cui le interviste video possono essere particolarmente utili.

Quando si intervistano persone per ruoli che richiedono capacità relazionali specifiche, come le posizioni nel settore marketing e vendite
Per ampliare geograficamente il pool di candidati quando si cercano competenze difficili da trovare. Ad esempio se si cercano persone che parlino fluentemente più lingue o che conoscano nuove tecnologie come la robotica.
Quando si vuole raggiungere candidati che preferiscono opzioni di lavoro flessibile a domicilio, come operatori di call center esperti che hanno bambini o anziani in casa.
Per intervistare candidati situati in specifiche regioni geografiche quando si costruiscono team distribuiti.
Per eseguire il pre-screening video di molti candidati diversi in un breve lasso di tempo durante un rapido scaleup.
Best practices per colloqui a distanza
Preparate i candidati

Sia che i colloqui siano dal vivo o preregistrati, assicuratevi che i candidati siano ben preparati in anticipo in modo che possano fare del loro meglio. Considerate la possibilità di mettere insieme una guida su “come impostare un colloquio da remoto” contenente istruzioni tecniche di base.

Fornite ai candidati tutte le informazioni necessarie su password e nomi utente e su come scaricare il software di cui avranno bisogno. Date loro un numero di telefono da chiamare in caso di domande tecniche.

Create un ambiente adatto

Se si condurranno interviste video dal vivo, sarà importante creare uno spazio ordinato e ben illuminato a casa o in ufficio, che aiuterà a prevenire le distrazioni.

Minimizzate il più possibile la possibilità di rumore di fondo e altre possibili interruzioni, anche se questo significa appendere un cartello “non disturbare” alla porta.

Spegnete la suoneria del vostro telefono e disattivate le notifiche sui vostri computer.

Effettuate un test

Prima di fare un’intervista dal vivo, fate una prova per assicurarvi che le webcam, i microfoni e il software funzionino bene. Se al colloquio parteciperanno anche i responsabili delle assunzioni o altri interlocutori chiave, includeteli in questo test.

Assicuratevi che tutti i partecipanti alla chiamata sappiano come impostare le funzioni video e audio, fare la condivisione dello schermo, silenziare i loro microfoni e chattare.

Siate professionali

È probabile che non sosterreste un colloquio in un ufficio indossando la vostra maglietta preferita o la tuta da jogging. Lo stesso dovrebbe valere durante un video colloquio da casa.
Indossate un abbigliamento professionale almeno dalla vita in su, anche se state indossando dei jeans come pantaloni.

Sedetevi di fronte a una finestra, cercando di avere abbastanza luce sul viso per apparire in modo visibile in videochiamata. Appendete eventuali diplomi, certificazioni, premi o foto pertinenti al muro come sfondo.

‘Fate i compiti’ sui candidati

Prima dei video colloqui faccia a faccia, informatevi sul candidato in modo da poter formulare domande appropriate. Esaminate il curriculum del candidato insieme a eventuali interviste preregistrate, moduli di domanda e altri materiali.

Prendete appunti ad uso futuro durante l’intervista dal vivo, e fatelo presente all’intervistato che lo state facendo, in modo da non apparire distratti o disattenti. A proposito, per stabilire un contatto visivo durante un colloquio in diretta, è importante guardare nella webcam, non osservare il candidato sullo schermo.

Perché un software specifico per video colloqui è più utile di un’altra piattaforma video, come Zoom?
Alcune organizzazioni conducono video colloqui utilizzando piattaforme video popolari e di livello consumer. Tuttavia, queste piattaforme non sono progettate per funzioni come il video colloquio in differita. Infatti, non possono fare molto di più che stabilire connessioni online e registrare, archiviare e categorizzare i video.

Il software per video colloqui offre invece la possibilità di catturare e analizzare dati, una funzionalità assente nelle piattaforme di videoconferenza generali. Di solito, queste piattaforme specializzate supportano anche la produzione di trascrizioni testuali dei colloqui, per una rapida revisione del colloquio da parte dei recruiter e dei responsabili HR. Il tutto offrendo al contempo la possibilità di poter condividere la trascrizione.

Quali sono i benefici dell’adozione di un software per video colloqui capace di integrarsi con altri sistemi HR?
Integrando il software per video colloqui nel software di acquisizione dei talenti, il processo di selezione può avvalersi di funzionalità come la comunicazione avanzata con i candidati e la programmazione automatica. Inoltre, il colloquio e i dati associati ai candidati, come le note degli intervistatori, possono essere incorporati nel software di recruiting in un unico file.

Per esempio, iCIMS Talent Cloud combina le interviste video con funzionalità quali il text engagement per stabilire un contatto continuo con i candidati, chatbot e messaggistica sui social media per desktop e dispositivi mobili. Il software integrato di gestione delle relazioni con i candidati (CRM) offre funzionalità come il riconoscimento automatico delle candidature, promemoria e follow-up.

Potete anche usare il sistema di tracciamento dei candidati di iCIMS per personalizzare certi messaggi, come i rifiuti dei candidati o le congratulazioni. Attraverso un’altra funzione integrata, è possibile connettersi con i candidati online attraverso fiere del lavoro virtuali e altri eventi basati sul testo.

Se stai usando un ATS che non ha un software per video colloqui, cosa dovrai fare dopo aver sostenuto un colloquio tramite un’altra piattaforma?
Avrete bisogno di trovare un modo per memorizzare il video del colloquio registrato in modo da potervi accedere quando necessario. Per condividere il testo dell’intervista video avrete inoltre bisogno di un’applicazione per la trascrizione testuale dell’intervista di lavoro.

Quali sono alcune delle caratteristiche del software per colloqui video?
A parte le caratteristiche menzionate sopra, le piattaforme di video colloqui più avanzate al giorno d’oggi, tra cui iCIMS Talent Cloud, dispongono di intelligenza artificiale (AI) integrata. Queste capacità si stanno rapidamente sviluppando in modo da aiutare gli intervistatori ad analizzare le espressioni facciali, il comportamento non verbale e l’intonazione della voce per capire quanto bene un candidato si adatterà alle esigenze e alla cultura di una società. L’IA sta iniziando anche ad aiutare a prevedere le future prestazioni lavorative dei candidati.

Software per video interviste di iCIMS
L’ATS di iCIMS offre ora video interviste dal vivo e su richiesta, in modo da poter raggiungere i candidati su larga scala e accelerare il tempo di assunzione. Potrete risparmiare tempo con l’auto-programmazione e le domande di pre-selezione, dare ai candidati flessibilità con un formato di intervista mobile-friendly e molto altro ancora. Scoprite di più sulle capacità del software di video interviste di iCIMS per scoprire come il nostro software può aiutarvi ad accelerare il processo di assunzione dei migliori candidati.