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Un sistema di verifica dei candidati è un’applicazione software che consente ai selezionatori di gestire elettronicamente le attività di selezione. Il software consente a un’azienda di:
Soprattutto, un ATS crea un’unica fonte di verità, in quanto i dati nell’ATS sono sincronizzati per i professionisti HR in tutta l’azienda.
La maggior parte delle aziende a livello aziendale utilizza un ATS per gestire i processi di assunzione, ma questo software può aiutare le aziende più piccole a semplificare anche le loro attività di reclutamento. I sistemi di tracciamento dei candidati più semplici memorizzano semplicemente le informazioni sui candidati. Tuttavia, i progressi nel software hanno permesso alle aziende di:
I sistemi di monitoraggio dei candidati non si limitano a sostituire metodi obsoleti di attrazione e gestione delle domande di lavoro. Migliorano invece l’intero processo da un capo all’altro, sia per il candidato che si candida per il lavoro che per il selezionatore che cerca il dipendente giusto.
L’ATS agisce come un sistema definitivo che raccoglie tutti i dati di reclutamento in un’unica posizione. È accessibile dagli utenti di tutta la tua azienda. La maggior parte delle soluzioni ATS fornisce le seguenti indicazioni:
Rendere più visibili i post di lavoro
Oggi, alcuni 73% delle persone in cerca di lavoro iniziano la ricerca su Google. Ciò significa che le tue pubblicazioni di lavoro devono essere ottimizzate con parole chiave, accessibilità e corretta progettazione web. Questo dà loro una migliore possibilità di farsi vedere nelle query di ricerca pertinenti, che siano pubblicate sul tuo sito web, su un’area di lavoro, o altrove.
Con l’ATS giusto, avrete strumenti che consentono di ottimizzare facilmente tutti i vostri messaggi di lavoro per la ricerca organica. Questo toglie le congetture dall’ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO), e non dovrete fare tanto affidamento sugli annunci digitali per ottenere i vostri posti di lavoro davanti ai candidati giusti.
Automatizzare le attività di reclutamento e i job posting
L’automazione aiuta i membri del team a diventare più produttivi svolgendo le loro mansioni essenziali per loro. Un ATS dovrebbe consentire di postare automaticamente posti di lavoro aperti a social network e comitati di lavoro, in modo da non dover fare manualmente. Secondo uno studio, l’automazione può salvare il team fino a sei settimane di lavoro all’anno semplificando le attività di reclutamento.
Comunicare con i candidati su scala
I candidati comunicheranno con il vostro personale attraverso vari canali, tra cui e-mail, SMS, reti di social media e bacheche. Un ATS raccoglie tutte queste comunicazioni in un unico sistema, rendendole più facili da monitorare e gestire. Ciò consente di comunicare con i candidati su larga scala, invece di dover passare da un canale all’altro.
Semplificazione della programmazione
Anche se si utilizzano più strumenti di calendario all’interno della propria organizzazione, un ATS può integrare tutta la programmazione in un’unica interfaccia. Molte soluzioni ATS sono dotate anche di strumenti di videoconferenza, quindi è possibile programmare e intervistare i candidati all’interno dello stesso sistema.
Creare un’unica fonte di verità
File, fogli di calcolo e soluzioni software on-premise possono portare a informazioni contraddittorie e errate, ed è quasi impossibile sincronizzare i dati da vari software di reclutamento da soli.
Un ATS fa proprio questo: Prende i dati da tutti i vostri canali e li compila in un’unica fonte di verità, quindi non c’è confusione o contraddizione.
I dati nel vostro ATS sono visualizzati su un dashboard personalizzabile, mostrando agli utenti i numeri e le metriche a cui tengono di più. Ad esempio, i selezionatori possono impostare i propri dashboard ATS in modo da riflettere le attività quotidiane e le voci di azione, mentre il dashboard di un dirigente può mostrare numeri di immagine più grandi come il tempo di riempimento e il totale dei ruoli vacanti.
Utilizzo dei dati di assunzione
Alcuni canali di assunzione sono più efficaci di altri. Un ATS consente di eliminare le ipotesi aggregando punti dati importanti in un dashboard personalizzato. È possibile analizzare metriche specifiche come il costo per noleggio e misurare l’efficacia dei singoli canali o delle bacheche.
Dieci delle metriche di reclutamento più popolari includono:
Per informazioni dettagliate su come e perché vengono misurate, vedere la pagina recruiting metrics glossary.
Organizzazione dei programmi di riferimento
I dipendenti sono una delle migliori fonti di qualità e candidati rilevanti. La maggior parte avrà lavorato per altre aziende e conoscerà qualcuno che potrebbe essere una buona misura in base alle loro competenze e lavoro precedente. I riferimenti possono essere organizzati in modo organico e ad hoc. Tuttavia, un sistema di tracciabilità dei candidati formalizza i riferimenti fornendo ai reclutatori gli strumenti per organizzare e sollecitare i suggerimenti dei dipendenti.
Facilitazione del video intervistante
I video-colloqui sono indispensabili quando si tratta di dipendenti a distanza, per i richiedenti disposti a trasferirsi ma che attualmente vivono a distanza, o quando incontrarsi faccia a faccia non è sicuro o pratico, come nel caso della pandemia di Covid-19. Alcuni sistemi di tracciabilità dei candidati possono facilitare le interviste video, tra cui la programmazione, la comunicazione automatizzata e i promemoria delle attività.
Gestione delle valutazioni dei talenti e delle lingue
Scoprire se un candidato possiede le competenze necessarie per un lavoro è parte integrante del processo di assunzione. Anche se un sistema di monitoraggio dei candidati non esegue valutazioni in sé, può gestire il processo per voi, assicurando che i selezionatori, i candidati e i fornitori di valutazioni abbiano le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.
Ricerca di parole chiave
Schermata dei sistemi di tracciamento dei candidati per le parole chiave presenti nel curriculum e nei materiali di supporto di un candidato, comprese le lettere di presentazione e le risposte a richieste di scrittura aperte. I candidati che includono parole chiave più rilevanti in base alle loro abilità, esperienza e comprensione del lavoro a cui si stanno candidando passeranno attraverso lo screening e saranno classificati più in alto di quelli che includono meno parole chiave.
Analisi dei curriculum
Oggi, un ATS di qualità fa più che scansionare per parole chiave; analizza la sostanza di ciò che c’è. I sistemi di tracciabilità dei candidati classificano i candidati in base a criteri, inclusi anni di esperienza, la pertinenza delle parole chiave e il ruolo precedente (ad esempio, l’esperienza precedente come manager o supervisore). I reclutatori possono decidere meglio dove mettere il loro tempo di rivedere i candidati in base alle classifiche ATS o scegliere di affinare ulteriormente i risultati pesando parole chiave diverse più pesantemente di altri.
Evoluzione delle capacità ATS
Col tempo, la tecnologia ATS è diventata molto più sofisticata di com’era prima. In passato, i candidati potevano riempire i loro curriculum con parole chiave e aspettarsi di distinguersi dalla folla. Alcuni si sono spinti fino a copiare e incollare descrizioni di lavoro nei loro curriculum e trasformare il font bianco in modo che si sarebbe registrato con l’ATS ma essere invisibile per i lettori umani. Inoltre, alcuni sistemi di tracciamento dei richiedenti non hanno analizzato i curriculum ben al di fuori dei documenti di Microsoft Word.
Oggi, la maggior parte dei fornitori di ATS hanno risolto questi trucchi e leggere PDF e altri tipi di file accuratamente. Alcuni sistemi di tracciamento dei candidati sono anche migliorati nell’interpretare variazioni di parole chiave, frasi simili e acronimi. Consentono anche più variazioni di formattazione, inclusi caratteri colorati e immagini. Detto questo, come regola generale, è ancora meglio consigliare ai candidati di mantenere il formato del loro curriculum semplice quando possibile.
La maggior parte dei sistemi di tracciamento candidati completano gli stessi compiti di base con lievi variazioni tra di essi. Le differenze di qualità provengono da due aree principali. In primo luogo, un ATS di qualità è scalabile, altamente configurabile e offre la flessibilità e le caratteristiche che ci si aspetta. Il secondo riguarda meno l’ATS stesso e i prodotti che lo circondano.
Un ATS di qualità si integra con una varietà di prodotti che lo integrano e aggiungono funzionalità. Esempi includono i siti di carriera, il software CRM (candidate relationship management), il software di gestione dell’offerta, l’onboarding e l’ingaggio di testo. Il vostro ATS dovrebbe anche essere in grado di sincronizzare e condividere le informazioni con tutte le tecnologie di reclutamento e HR, tra cui, ma non solo, interviste video, valutazioni dei talenti e il vostro HCM o HRIS.
Un ATS è applicabile in quasi tutte le fasi del processo di selezione, dal momento in cui emerge l’apertura di un lavoro al punto di software di imbarco dei dipendenti. Lungo il percorso, l’ATS giusto può integrarsi con altri prodotti di reclutamento per creare un’esperienza senza soluzione di continuità sia per il candidato che per il reclutatore.
Ad esempio, è possibile integrare software di selezione testo con il sistema ATS per coinvolgere più candidati tramite testo e SMS in un’unica posizione. Il reclutamento di testi consente di coinvolgere i talenti attraverso un mezzo con cui sono a loro agio a comunicare, mentre l’ATS consente di aggiungere candidati, creare messaggi personalizzati e comunicare su larga scala.
Allo stesso modo, il vostro ATS dovrebbe integrarsi con altre soluzioni HR, tra cui le soluzioni di gestione del libro paga e del capitale umano. Ciò rende l’imbarco di nuovi dipendenti facile e veloce, in quanto è possibile importare le informazioni sui candidati direttamente dal vostro ATS negli altri sistemi.
Come qualsiasi altro settore, il mondo del reclutamento è in continua evoluzione. Gli odierni candidati cercano una carriera utilizzando una varietà di canali, tra cui comitati per il lavoro, siti di social networking, motori di ricerca e agenzie di reclutamento di talenti.
Per rendere le cose più complicate, qualsiasi job posting può ottenere l’attenzione di centinaia di candidati da diversi canali, tutti i quali devono essere monitorati con successo, categorizzati e controllati. In media, un singolo job posting riceverà 118 candidati.
Può essere difficile per i team HR tracciare e gestire con successo i propri candidati utilizzando strumenti obsoleti. Ecco perché così tanti team di reclutamento ora si rivolgono a un sistema di monitoraggio dei candidati (ATS) per gestire tutti i loro candidati in un’unica posizione e introdurre nuove efficienze nei loro processi.
Anche se molti dei vantaggi di un sistema ATS sono evidenti, è importante riconoscere i vantaggi di un tale sistema. I sistemi di tracciabilità dei candidati possono fornire un valore commerciale tangibile e risultati misurabili per le risorse umane e le assunzioni.
In primo luogo, un ATS può aiutarti a fare quanto segue:
Risparmia tempo
Un ATS utilizza l’automazione per eliminare le attività manuali e risparmiare tempo prezioso ai reclutatori. Invece di sprecare le ore di lavoro sull’inserimento dei dati, possono concentrarsi invece sul vaglio e sulla comunicazione con candidati validi. Più di 85% dei reclutatori che utilizzano un ATS hanno visto un processo di assunzione più rapido.
Riduci polarizzazione
Un ATS può trovare i candidati più adatti per un ruolo senza input umano, il che riduce i casi di parzialità nell’assunzione. Ad esempio, è possibile configurare il sistema in modo che abbini i candidati indipendentemente dalla razza, dal sesso o dalla nazionalità, concentrandosi invece sulle loro capacità ed esperienze.
Migliora la qualità del candidato
Il sistema selezionerà automaticamente i candidati che non sono candidati ideali, assicurandosi di non assumere dipendenti non qualificati. Ma soprattutto, un ATS vi aiuterà a trovare candidati che soddisfino i rigorosi standard del vostro processo di reclutamento.
Analizza le tue prestazioni
Il vostro ATS non semplifica solo il processo di reclutamento: consente di migliorarlo manualmente generando, classificando e analizzando i dati. Con le informazioni giuste, è possibile concentrarsi su canali di assunzione efficaci e de-prioritizzare quelli che non lo sono.
Crea un’esperienza migliore per i candidati
I candidati si aspettano che le aziende di tutte le dimensioni abbiano un processo di assunzione modernizzato. Utilizzando un ATS, è possibile garantire che ogni candidato riceve una risposta tempestiva alla loro domanda e ha un’esperienza senza soluzione di continuità con la vostra azienda, se alla fine vengono assunti o meno. Questo è diventato un fattore importante per le assunzioni, in quanto i candidati possono lasciare recensioni sui processi di assunzione su siti di terze parti, e più della metà delle persone in cerca di lavoro dicono che non si applicherebbero a un’azienda con recensioni online negative.
Il sistema di monitoraggio dei candidati prescelto deve essere dotato di caratteristiche che rendano il processo di selezione più facile, più organizzato e più efficiente. Le migliori soluzioni ATS sono solitamente dotate delle seguenti caratteristiche:
Il sistema deve essere progettato per l’attuale generazione di utenti, il che significa che deve essere disponibile su dispositivi preferiti come smartphone, tablet e laptop. Un ATS basato su cloud consente di sincronizzare i dati all’interno dell’organizzazione e non sarà necessario aggiornare il software manualmente come si farebbe con una soluzione on-premise.
Prestare attenzione a ciò che il team di prodotto dice quando si chiedono le capacità dello strumento. Se sentite spesso, “Non può farlo”, potrebbe indicare che non otterrete le capacità che realmente desiderate. Inoltre, il team di implementazione deve essere disponibile prima, durante e dopo l’imbarco dell’ATS.
Anche i lunghi tempi di inattività del sistema e gli aggiornamenti lenti sono segnali di allarme. Il sistema deve essere disponibile quando necessario, anche se è necessario accedervi al di fuori del normale orario di lavoro. Inoltre, il sistema ATS deve essere aggiornato e migliorato regolarmente, non solo in modo da migliorare il prodotto, ma anche per garantire i massimi livelli di sicurezza.
Non è necessario accontentarsi di un sistema di tracciamento dell’applicazione al di sotto della media.
iCIMS’ Applicant Tracking System è progettato pensando ai candidati e ai team HR, aiutando gli utenti a navigare nel complesso e impegnativo mondo del reclutamento. L’interfaccia mette gli aspetti più importanti del reclutamento davanti e al centro, creando un’unica fonte di verità per il reclutamento sforzi in tutta l’organizzazione.
Potenziate i vostri team con:
Comunicare con i candidati nel modo che preferiscono, sia tramite e-mail, SMS o sui social media. Aggiungendo il sistema di monitoraggio dei candidati iCIMS alla forza lavoro che assume, è possibile consentire ai team di risparmiare tempo e trovare i candidati migliori attraverso i canali più validi.