Perché integrare un software di messaggistica HR nel processo di recruitment

February 2, 2022

 

iCIMS Staff

7 min read

Il mercato del lavoro attuale può apparire imprevedibile e in continua evoluzione. Gli annunci di lavoro sono aumentati, mentre le candidature no. Così, quando candidati qualificati esprimono interesse per una posizione aperta, è importante disporre di strumenti in grado di farli sentire coinvolti e partecipi nel processo di selezione.

Il software di messaggistica HR rivolto ai candidati è uno strumento di comunicazione che ha un enorme potenziale, in grado di rivoluzionare il lavoro dei team HR e il processo di recruitment. Nel 2019, il numero di aziende che hanno utilizzato la messaggistica per comunicare con i candidati nel corso delle campagne di recruiting è aumentato del 56%. Come mai tanta attenzione? Continua a leggere per scoprire come un software di messaggistica HR può aiutarti a raggiungere più rapidamente gli obiettivi di selezione, migliorare l’esperienza del candidato e il processo di recruitment.

Perché utilizzare i messaggi per interagire con i candidati

Una comunicazione scadente non è piacevole per chiunque sia coinvolto nel processo di selezione: il dover “inseguire” un candidato che non risponde al telefono ostacola l’intero processo e influisce negativamente sui KPI dell’azienda. Anche i candidati possono sentirsi abbandonati a loro stessi, fino a perdere interesse per la tua attività. Per risolvere il problema, ecco le soluzioni da adottare per comunicare con i candidati in modo semplice e migliorare l’esperienza di tutte le parti coinvolte.

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I vantaggi dell’invio di messaggi ai candidati

I messaggi sono più efficaci

Per i recruiter, un software di messaggistica HR può essere più pratico rispetto ad altre forme di comunicazione con i candidati, soprattutto se è integrato con il tuo applicant tracking system o il candidate relationship management (software di gestione delle relazioni con i candidati).

Attraverso una piattaforma centrale, i recruiter possono inviare e gestire campagne di messaggistica sia one to one che one to many, oltre ad inviare messaggi WhatsApp, Facebook e SMS per comunicare con i potenziali candidati. Le risposte vengono poi associate automaticamente al profilo del candidato nel tuo ATS, in modo che i recruiter possano rispondere dalla piattaforma principale anche se hanno inviato la campagna attraverso canali diversi.

Oltre alla semplicità d’uso, un software di messaggistica riduce le attività che dovevano essere prima svolte manualmente dalle risorse umane. I flussi di lavoro automatizzati riducono il ghosting dei candidati grazie ad una programmazione e riprogrammazione semplice e “self-service” degli appuntamenti, in più offrono un maggior coinvolgimento. Esistono persino calendari autogestiti collegati con le chatbot per il recruiting e i sistemi di messaggistica HR.

Infine, i recruiter possono accedere in tempo reale a pratiche dashboard per l’analisi del coinvolgimento e del tasso di conversione dei candidati.

Tempi di assunzione ridotti

I canali diretti, come la messaggistica, possono contribuire ad accelerare la comunicazione e ridurre il tempo necessario al processo di recruitment.

RPM Pizza, il più grande franchising di Domino’s negli Stati Uniti, ha sfruttato le campagne di messaggistica per aumentare le candidature e ridurre i tempi di assunzione. Dovendo ricoprire più di 4000 posizioni aperte, l’azienda aveva bisogno di una soluzione per attrarre e coinvolgere un maggior numero di candidati. Così, è stata implementata Dottie, la chatbot Text Engagement basata sull’intelligenza artificiale.

Basta inviare la parola “Dottie” via SMS ad un numero di telefono per attivare la chatbot per il recruiting. L’assistente digitale risponde alle FAQ, preseleziona i candidati ponendo loro domande sull’età e la patente, e consente perfino di organizzare il colloquio iniziale. Con l’aiuto di Dottie, RPM Pizza ha aumentato le candidature del 66% e ridotto i tempi di assunzione dell’80%.

Ma un software di messaggistica HR può essere davvero utile per la tua attività? Per dare una risposta, analizziamo alcune statistiche.

• La percentuale media di apertura di un SMS è del 98%, a fronte del 20% delle e-mail.
• Il 95% dei messaggi di testo vengono letti entro 3 minuti.
• Una persona media impiega 90 secondi per rispondere a un SMS contro i 90 minuti per rispondere ad un’e-mail.

Riassumendo, mediamente le persone aprono e rispondono ai messaggi di testo molto più velocemente rispetto ai canali di comunicazione tradizionali. Per i candidati che lavorano in mobilità e non di fronte ad un computer, ad esempio nei settori della vendita al dettaglio, della produzione, della sanità e della logistica, l’invio di SMS può essere il modo più pratico per stabilire un contatto: i messaggi di testo consentono una risposta rapida e velocizzano il processo di recruitment.

Migliore esperienza per il candidato

Per molti candidati, gli strumenti tecnologici come WhatsApp, Messenger, Snapchat e Slack sono diventati i canali di comunicazione preferiti. Rispondere al volo a un messaggio può essere più pratico che ritagliarsi del tempo per parlare al telefono con un recruiter, anche perché spesso i migliori talenti hanno già un’occupazione. In più, un canale di comunicazione meno formale riduce l’ansia che spesso si accompagna alle prime fasi della ricerca di un lavoro.

Secondo uno studio del 2019, “i candidati che hanno ricevuto notifiche tramite messaggi di testo dalle aziende di loro interesse hanno valutato la loro esperienza al 50% in modo più positivo.”

In aggiunta, un processo di selezione che utilizza la messaggistica offre risposte rapide e personalizzate, garantendo quindi trasparenza ed oggettività lungo tutto il processo di selezione. L’azienda offre anche un’immagine di maggiore apertura e disponibilità, che sono caratteristiche fondamentali agli occhi dei potenziali nuovi dipendenti.

Maggior conformità

Tutte le comunicazioni tra i candidati e i datori di lavoro dovrebbero essere tracciabili ai fini della conformità con le norme legate alla privacy. A differenza di una conversazione telefonica, i messaggi di testo sono assimilabili ad una documentazione scritta. Centralizzare gli scambi di messaggi nella tua piattaforma di recruiting offre un maggior rispetto delle normative, in quanto i recruiter e gli HR manager scrivono spesso ai candidati dai loro dispositivi.

IA, chatbot e il futuro delle comunicazioni con i candidati

Secondo uno studio di OpenMarket, azienda che si occupa di soluzioni mobile, il 75% dei millennial, se potesse scegliere, preferirebbe comunicare via SMS piuttosto che al telefono, in quanto considera i messaggi più pratici e discreti. Secondo il report Class 2021 di iCIMS, l’89% degli studenti universitari della Generazione Z non avrebbe alcun problema nell’inviare messaggi ai potenziali datori di lavoro nell’ambito di un processo di recruitment.

In un’epoca in cui il mercato del lavoro è ormai saturo e le nuove tecnologie sono diventate la norma nell’acquisizione dei talenti, ci aspettiamo un utilizzo sempre più diffuso di metodi di comunicazione sempre più informali, che includano anche app di messaggistica quali Facebook Messenger, WhatsApp e WeChat.

Da un lato, i candidati desiderano ricevere supporto 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 nella loro ricerca di lavoro, vogliono essere informati su nuove opportunità e guidati verso percorsi di carriera. Dall’altro però non sono così propensi a passare subito al colloquio: i messaggi e le chat sono meno formali di uno schermo e non mettono il candidato in condizione di dover fornire immediatamente risposte strutturate. In questo modo, i candidati che hanno magari poco tempo a disposizione o desiderano solo valutare nuove opportunità si sentono meno sotto pressione.

L’intelligenza artificiale (IA) e le chatbot per il recruiting possono agevolare il processo di selezione, venendo incontro alle esigenze di chi preferisce la comunicazione scritta prima del colloquio diretto con un selezionatore. Grazie ad un’avanzata elaborazione del linguaggio, le chatbot possono imparare a comunicare con i candidati ponendole domande e le risposte corrette, per far sì che i candidati si sentano immediatamente coinvolti in ogni fase del percorso.

L’automatizzazione di attività ripetitive con strumenti di chat e messaggistica permette ai recruiter di concentrarsi sugli aspetti strategici e più delicati dell’acquisizione dei talenti (come la decisione finale in merito all’assunzione), mentre i candidati ottengono una visione più trasparente del processo di recruitment e si sentono più supportati ed informati, evitando lo stress che tipicamente si verifica interagendo da subito con i recruiter.

Come inserire il software di messaggistica HR nel processo di recruitment

Processo di candidatura: i candidati possono essere intesi come consumatori alla ricerca non solo di un lavoro, ma anche di un processo di candidatura facile e veloce. Grazie alla funzionalità di “candidatura via SMS”, il software di messaggistica per il recruiting consente alle aziende di individuare e comunicare più facilmente con quei talenti che preferiscono il testo alle e-mail.

Ecco un esempio delle fasi di un processo di candidatura basato su messaggi di testo:

• L’azienda crea una parola chiave personalizzata e uno shortcode, quindi li condivide tramite cartelli pubblicitari, volantini e altri strumenti pubblicitari di grande visibilità, unitamente alle istruzioni per inviare la candidatura per la posizione offerta (ad esempio, “Invia “Jobs” al 123456 per candidarti oggi!”).
• I candidati che inviano l’SMS ricevono tutte le informazioni necessarie, inclusi i link a moduli di candidatura ottimizzati per dispositivi mobili o domande a cui devono rispondere.
• L’azienda raccoglie le informazioni del candidato, valuta il suo profilo e programma il colloquio iniziale, che può avvenire anche tramite SMS.

Il processo di programmazione dei colloqui: è più di un mese che tenti di occupare una posizione aperta: insegui i candidati al telefono, ma senza successo. E, mentre la frustrazione aumenta, il processo di programmazione dei colloqui viene rimandato ulteriormente. Suona familiare?

Rispondere a una telefonata per fissare un colloquio non è sempre possibile per coloro che hanno già un lavoro, senza contare che possono passare ore prima che una persona risponda ad un’e-mail. Ecco in cosa gli SMS possono essere d’aiuto: permettono di comunicare con i candidati rapidamente, senza dover interrompere le proprie attività.

Il software di messaggistica HR di iCIMS

Il recruiting è un’attività complessa e dinamica. I candidati di oggi cercano modalità semplici e dirette per interagire con i datori di lavoro, mentre i recruiter sono alla ricerca di soluzioni sofisticate e su larga scala per entrare in contatto con i nuovi talenti. L’integrazione del software di messaggistica HR di iCIMS nella tua piattaforma di recruiting può aiutare a gestire questa complessità, integrando tutte le attività di comunicazione con i candidati in un unico sistema di registrazione.

Scopri di più su come coinvolgere i talenti grazie alla messaggistica: scarica la guida iCIMS sul coinvolgimento dei talenti.