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L’intégration des employés est le processus RH d’intégration officielle d’un nouvel employé dans une entreprise. En plus de doter les nouvelles recrues des outils nécessaires pour réussir dans leur nouveau poste, un programme d’intégration réussi offre aux nouvelles recrues les ressources nécessaires pour devenir des membres d’une main-d’oeuvre productive pleinement engagés et sensibilisés à la culture. Elle implique :
L’intégration des employés exige également que les nouveaux employés remplissent une quantité importante de documents dans le cadre de leur orientation initiale. Cela peut être un processus lourd, surtout si ces documents doivent être imprimés et remplis à la main. Certaines de ces fonctionnalités existent encore aujourd’hui, mais elles sont souvent facilitées par des applications logicielles qui facilitent le processus.
Certains processus d’intégration peuvent durer jusqu’à 12 mois, selon l’entreprise et le rôle. Il s’agit d’un processus complet qui initie et oriente l’employé à son nouveau poste, et il n’est pas considéré comme complet tant qu’il ne maîtrise pas son travail.
Dans le passé, l’intégration des employés consistait souvent à leur donner un paquet de bienvenue, qu’ils lisaient et répondaient ensuite aux questions les concernant, ou à les accompagner dans des séances de formation tout au long de leur processus d’intégration. Aujourd’hui, les entreprises peuvent utiliser des logiciels d’intégration spécialisés pour suivre, enregistrer et gérer le processus d’intégration des employés, ce qui le rend plus facile et plus productif.
Les employés doivent commencer sur le bon pied lorsqu’ils sont embauchés, car leur expérience initiale dans une entreprise peut avoir un impact sur leur rendement au travail. Une solide expérience d’intégration peut permettre à l’employé de devenir productif dans son rôle plus rapidement, et peut l’aider à éviter une partie de l’anxiété qui accompagne souvent l’expérience du nouvel employé.
Une bonne expérience d’intégration affecte également la longévité des employés.
«Selon un article de SHRM (la Société de gestion des ressources humaines), 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant trois ans s’ils ont une grande expérience d’intégration. »
« En outre, les entreprises disposant d’un processus d’intégration standardisé bénéficient de niveaux de productivité 50 % plus élevés de la part des nouveaux membres du personnel. »
Une fois les documents remplis et l’employé faisant officiellement partie de l’organisation, il a son premier jour de travail. Leur premier jour est le début du processus d’intégration.
Le premier jour, le nouvel employé sera initié à ses objectifs clés ainsi qu’aux attentes qui lui ont été imposées. Ils rencontreront leurs collègues et apprendront à connaître les personnes avec qui ils travailleront directement pour atteindre leurs objectifs. La première journée est également une étape importante pour familiariser l’employé avec la culture de l’entreprise, les opérations quotidiennes, les règles du bureau et d’autres sujets importants.
Au cours de la première semaine et des mois suivants, l’employé recevra une formation plus approfondie sur son rôle et ses responsabilités. L’équipe d’embauche, l’équipe de gestion ou le service des RH vérifieront périodiquement auprès de l’employé pour déterminer dans quelle mesure il progresse. Souvent, c’est pendant cette période que le nouvel employé travaillera sous la direction d’un mentor ou d’un superviseur direct responsable de sa formation.
D’ici la fin de la première année, le nouvel employé devrait atteindre la pleine productivité dans son rôle. Ils devraient être prêts à relever de nouveaux défis et à développer davantage leurs compétences. À partir de là, la plupart des entreprises se concentrent sur le maintien en poste des employés et le développement continu des compétences pour rendre leurs employés plus performants à l’avenir.
Au niveau macro, de nombreux éléments du processus d’intégration sont relativement normalisés. Par exemple, tout le monde dans l’entreprise doit remplir les documents généraux et les formations de l’entreprise. Les nouvelles recrues doivent être préparées avec une compréhension globale de l’entreprise. Ces éléments standard peuvent comprendre :
Les micro-éléments des meilleurs programmes d’intégration comprennent des éléments spécifiques au service, à la fonction et/ou à l’emplacement de l’employé. Pour comprendre pourquoi cela est important, réfléchissez un instant aux différences entre les services d’une organisation bien connue, comme un grand constructeur automobile.
Dans un tel scénario, serait-il logique d’embarquer une personne dans l’équipe des finances de la même manière qu’un mécanicien ?
Voici quelques exemples d’éléments inclus dans un programme d’intégration individualisé :
Un programme d’intégration bien géré est à la fois bien pensé et coordonné. La chose la plus importante à retenir est que l’intégration n’est pas une solution universelle. Les employés, selon leur niveau de carrière, leur fonction, leur influence géographique ou culturelle, etc., auront besoin de différentes techniques d’intégration pour assurer leur réussite.
Bien que les programmes d’intégration varient considérablement d’une organisation à l’autre, plusieurs caractéristiques essentielles sont présentes dans tous les programmes d’intégration bien gérés.
En outre, les programmes d’intégration réussis :
Avec des milliers de clients dans presque tous les secteurs et dans le monde entier, nous avons vu ce qui fonctionne. Voici quelques bonnes pratiques d’intégration qui vous aideront à inspirer de nouveaux talents :
L’intégration est lente et sujette aux erreurs lorsqu’elle est manuelle et existe dans un silo. L’intégration automatisée accélère les workflows, élimine le travail fastidieux des recruteurs et facilite la communication entre les équipes RH, Finance, IT, les responsables du recrutement et les équipes individuelles.
Cela garantit que les nouvelles tâches d’embauche sont assignées et accomplies avant l’arrivée de nouvelles embauches.
En vous assurant que tout – ordinateurs portables, paquets d’intégration, paperasse, ressources de formation, etc. – est configuré et prêt pour les nouvelles recrues le premier jour, vous donnez le bon ton en termes de concentration, de productivité, d’efficacité et de vos attentes. De plus, les nouveaux employés ont tout ce dont ils ont besoin pour prendre pied.
Le logiciel d’intégration des employés est une solution technologique qui rend l’intégration des nouveaux employés dans leur poste au sein d’une entreprise plus fluide et plus efficace. La plupart des organisations les plus prospères ont automatisé leurs programmes d’intégration avec des logiciels d’intégration des employés pour rationaliser leurs initiatives d’acquisition de talents et augmenter leur retour sur investissement. Le logiciel utilisé pour automatiser les programmes d’intégration contribue à réduire les coûts tout en améliorant la rétention et la productivité des employés à long terme. La plupart des logiciels d’intégration des employés sont désormais basés sur le cloud et incluent un tableau de bord numérique qui permet aux équipes d’acquisition de talents et aux gestionnaires de suivre et de communiquer sur les progrès d’un nouvel employé.
Le logiciel d’intégration des employés inclut également des outils pour simplifier les tâches élémentaires de l’intégration. Le personnel des RH peut utiliser le logiciel pour automatiser les tâches subalternes, telles que la production de documents fiscaux, afin qu’il puisse se concentrer sur des aspects plus importants de l’expérience d’intégration, tels que la progression de l’employé vers une productivité totale et sa compréhension de la culture de l’entreprise.
Dans l’ensemble, le logiciel d’intégration des employés permet à l’équipe des RH de suivre l’ensemble du processus d’intégration, depuis le moment où un employé est embauché jusqu’au moment où il devient compétent dans son rôle et au-delà.
Le logiciel d’intégration des employés entre presque toujours en ligne de compte à la fin du processus de recrutement, après l’embauche d’un candidat par l’entreprise. Une fois qu’un candidat a été accepté, ses informations peuvent être transférées ou importées dans le logiciel d’intégration afin qu’il puisse commencer son voyage d’intégration.
La plupart des logiciels d’intégration des employés s’intègrent à d’autres systèmes de gestion des ressources humaines, tels que :
Avec la solution appropriée, les entreprises peuvent même intégrer leurs logiciels d’intégration à leurs outils de recrutement, ce qui permet une transition transparente de la candidature à l’intégration.
Par exemple, le logiciel iCIMS Text Engagement aide les recruteurs et les gestionnaires d’embauche à rester impliqués tout au long de l’expérience d’intégration et offre un autre moyen de communiquer et de s’enregistrer auprès des nouveaux employés. En intégrant iCIMS Offer Management, les employeurs peuvent fournir aux nouveaux employés des copies de leurs lettres d’offre dans leur portail d’intégration personnel. Cela rend l’expérience self-services, ce qui permet aux clients de gagner du temps à la recherche de copies originales.
Logiciel d’intégration de pointe inclut des modèles faciles à utiliser pour l’intégration, des outils de gestion des tâches et des messages automatisés, notamment des alertes de risque et des e-mails déclenchés. Pour le nouvel employé, la solution d’intégration peut inclure des tableaux de bord qui lui permettent d’interagir avec le logiciel via un portail sécurisé. Cela leur permet d’effectuer des tâches d’intégration, afin qu’elles soient suivies et enregistrées.
De nombreuses organisations ont du mal à intégrer et à embaucher en général. Les entreprises qui embauchent des employés saisonniers doivent passer par le processus d’intégration rapidement et efficacement. Les entreprises dont le taux de rotation est élevé, telles que le secteur de la vente au détail, doivent être en mesure de remplir leurs rôles rapidement et de réduire leur temps pour atteindre la productivité autant que possible.
Le logiciel d’intégration des employés facilite l’intégration en automatisant les tâches fastidieuses qui entravent le travail réel d’intégration, telles que la production de documents fiscaux. Il établit une liste claire des tâches à accomplir, de sorte que chaque partie prenante puisse avoir une compréhension claire de l’endroit où chaque nouvel employé est dans son processus.
Plus important encore, ce type de logiciel fournit à l’équipe RH et au nouvel employé un processus transparent et standardisé pour intégrer de nouveaux employés, ce qui permet de gagner du temps et de créer une expérience cohérente pour tous les membres de l’entreprise. Grâce à un processus standardisé, l’entreprise peut collecter des données sur le processus d’intégration pour repérer les tendances et apporter des améliorations incrémentielles. Il est également plus facile pour le nouvel employé, car il peut compter sur le logiciel pour le guider dans son expérience.
La plupart des logiciels d’intégration aident également à respecter les obligations de conformité. Les meilleures solutions comprennent des outils pour la préparation, la signature et la gestion automatisées des formulaires gouvernementaux. Cela réduit les risques et garantit l’absence de perte de documents ou d’informations importantes.
Au minimum, une solution d’intégration des employés doit inclure des fonctionnalités permettant à une entreprise d’effectuer les opérations suivantes :
Les meilleures solutions permettent des intégrations complexes dans vos logiciels RH existants. Vous devriez également être en mesure de suivre le processus d’intégration sur plusieurs systèmes, y compris les logiciels de gestion du capital humain et de paie. Cela permet de déplacer facilement les enregistrements du nouvel employé vers d’autres systèmes après leur embauche.
Pour établir le retour sur investissement, on peut regarder les rendements possibles pour une entreprise hypothétique de 200 salariés. Si l’on considère le chiffre d’affaires moyen et la croissance, le coût d’intégration manuelle des nouveaux employés est d’environ 102 000 $ par an.
En automatisant le processus d’intégration, cette société de l’échantillon a réalisé un retour sur investissement de plus de 79 000 $ par an !
Comment cela est-il possible, vous demandez ? Premièrement, en automatisant le processus d’intégration, la société a éliminé tous les coûts associés à l’envoi postal. Les formulaires électroniques, tels que le W-4 et le I-9, ont été automatisés, ce qui réduit le temps de préparation et de traitement des documents.
Deuxièmement, la logistique, telle que la coordination de la configuration des bureaux, des commandes d’approvisionnement et des demandes informatiques, a également été automatisée, ce qui a réduit le temps passé et donc les coûts associés à ces tâches. Rien que ces changements ont réduit de moitié le coût d’intégration par embauche de l’entreprise hypothétique.
Bien que les chiffres utilisés dans les calculs ci-dessous puissent varier d’une organisation à l’autre, l’objectif est clair : l’automatisation du processus d’intégration permet à une organisation de gagner un temps et de l’argent considérables.
iCIMS Onboarding accélère le processus d’intégration grâce à des processus d’intégration automatisés, des modèles, des tâches et des formulaires électroniques. Suivez l’intégralité du processus d’intégration sur plusieurs systèmes et intégrez votre logiciel d’intégration en toute transparence avec vos autres solutions RH.