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Plus important encore, un ATS crée une source unique de vérité, car les données de l’ATS sont synchronisées pour les professionnels des ressources humaines de toute l’entreprise.
La plupart des entreprises utilisent un ATS pour gérer leurs processus d’embauche, mais ce logiciel peut également aider les petites entreprises à rationaliser leurs efforts de recrutement. Les systèmes de suivi des candidats les plus basiques stockent simplement des informations sur les candidats. Cependant, les avancées du logiciel ont permis aux entreprises de :
Les systèmes de suivi des candidats ne remplacent pas seulement les méthodes désuètes d’attraction et de gestion des demandes d’emploi. Au lieu de cela, ils améliorent l’ensemble du processus de bout en bout, tant pour le candidat postulant à l’emploi que pour le recruteur recherchant le bon employé.
L’ATS agit comme un système définitif qui héberge toutes vos données de recrutement dans un seul emplacement. Il est accessible aux utilisateurs de toute votre entreprise. La plupart des solutions ATS aident à :
Rendre les offres d’emploi plus visibles
Aujourd’hui, 73 % des demandeurs d’emploi commencent leur recherche sur Google. Cela signifie que vos offres d’emploi doivent être optimisées avec des mots-clés, l’accessibilité et la conception Web appropriée. Cela leur donne une meilleure chance de s’afficher dans les requêtes de recherche pertinentes, qu’elles soient affichées sur votre site Web, sur un tableau d’affichage ou ailleurs.
Avec le bon ATS, vous disposerez d’outils qui vous permettront d’optimiser facilement toutes vos offres d’emploi pour la recherche organique. Cela élimine les conjectures de l’optimisation des moteurs de recherche (SEO), et vous n’aurez pas à compter autant sur les annonces numériques pour obtenir vos offres d’emploi en face des bons candidats.
Automatisation des efforts de recrutement et des offres d’emploi
L’automatisation aide les membres de votre équipe à devenir plus productifs en effectuant leurs tâches subalternes pour eux. Un ATS devrait vous permettre de publier automatiquement des offres d’emploi sur les réseaux sociaux et les forums d’offres d’emploi, vous n’avez donc pas à le faire manuellement. Selon une étude, l’automatisation peut faire gagner à votre équipe jusqu’à six semaines de temps de travail par an en rationalisant ses efforts de recrutement.
Communiquer avec les candidats à l’échelle
Les candidats communiquent avec votre personnel par divers canaux, notamment par e-mail, SMS, réseaux sociaux et forums d’embauche. Un ATS regroupe toutes ces communications dans un seul système, ce qui facilite leur suivi et leur gestion. Cela vous permet de communiquer avec les candidats à l’échelle au lieu d’avoir à basculer entre les canaux.
Simplification de la planification
Même si vous utilisez plusieurs outils de calendrier au sein de votre organisation, un ATS peut intégrer toutes vos prévisions dans une interface unique. De nombreuses solutions ATS sont même fournies avec des outils de vidéoconférence, ce qui vous permet de programmer et d’interviewer des candidats au sein du même système.
Création d’une source unique de vérité
Les fichiers, les feuilles de calcul et les solutions logicielles sur site peuvent générer des informations contradictoires et incorrectes, et il est presque impossible de synchroniser les données de divers logiciels de recrutement par vous-même.
Un ATS fait exactement cela : Il prend les données de tous vos canaux et les compile en une seule source de vérité, afin d’éviter toute confusion ou contradiction.
Les données de votre ATS sont affichées sur un tableau de bord personnalisable, montrant aux utilisateurs les chiffres et les mesures qui leur tiennent le plus à coeur. Par exemple, les recruteurs peuvent configurer leurs tableaux de bord ATS pour refléter leurs tâches quotidiennes et leurs actions, tandis que le tableau de bord d’un cadre peut afficher des chiffres plus importants comme le temps de remplissage et le total des postes vacants.
Exploitation des données d’embauche
Certains canaux de recrutement sont plus efficaces que d’autres. Un ATS vous aide à éliminer les conjectures en agrégeant des points de données importants sur un tableau de bord personnalisé. Vous pouvez analyser des mesures spécifiques telles que le coût par embauche et mesurer l’efficacité de différents canaux ou tableaux d’affichage.
Dix des indicateurs de recrutement les plus populaires comprennent :
Consultez notre page de glossaire des mesures de recrutement pour obtenir des explications détaillées sur la façon dont ces mesures sont effectuées et pourquoi.
Organiser des programmes d’orientation
Les employés sont l’une de vos meilleures sources de qualité et de candidats pertinents. La plupart ont travaillé pour d’autres entreprises et connaissent quelqu’un qui pourrait être un bon ajustement en fonction de leurs compétences et de leur travail antérieur. Les renvois peuvent se faire de façon organique et ponctuelle. Cependant, un système de suivi des candidats officialise les renvois en donnant aux recruteurs les outils pour organiser et solliciter les suggestions des employés.
Facilitation des entretiens vidéo
Les entrevues vidéo sont indispensables lorsqu’il s’agit d’employés éloignés, de candidats prêts à déménager mais qui vivent actuellement loin, ou lorsqu’une rencontre en personne n’est pas sécuritaire ou pratique, comme dans le cas de la pandémie de COVID-19. Certains systèmes de suivi des candidats peuvent faciliter les entrevues vidéo, y compris la planification, la communication automatisée et les rappels de tâches.
Gestion des compétences et des évaluations linguistiques
Le fait de savoir si un candidat possède les compétences requises pour un emploi fait partie intégrante du processus d’embauche. Bien qu’un système de suivi des candidats ne procède pas lui-même aux évaluations, il peut gérer le processus à votre place et s’assurer que les recruteurs, les candidats et les fournisseurs d’évaluation disposent des informations dont ils ont besoin au moment voulu.
Recherche de mots clés
Les systèmes de suivi des candidats recherchent les mots-clés contenus dans le curriculum vitae et les documents justificatifs des candidats, y compris les lettres de motivation et les réponses aux invites écrites ouvertes. Les candidats qui incluent des mots clés plus pertinents en fonction de leurs compétences, de leur expérience et de leur compréhension de l’emploi auquel ils postulent passeront par la présélection et obtiendront une meilleure note que ceux qui incluent moins de mots clés.
Analyse des CV
Aujourd’hui, un ATS de qualité fait plus que rechercher des mots clés ; il analyse la substance de ce qui est là. Les systèmes de suivi des candidats classent les candidats en fonction de critères, y compris les années d’expérience, la pertinence des mots clés et le rôle antérieur (expérience antérieure en tant que gestionnaire ou superviseur, par exemple).
Les recruteurs peuvent mieux décider où passer leur temps à examiner les candidats en fonction du classement de l’ATS ou choisir d’affiner les résultats en pesant différents mots clés plus lourdement que les autres.
Évolution des capacités ATS
Au fil du temps, la technologie ATS est devenue beaucoup plus sophistiquée qu’elle ne l’était auparavant. Dans le passé, les candidats pouvaient bourrer leur curriculum vitae de mots-clés et s’attendre à se démarquer de la foule. Certains sont même allés jusqu’à copier et coller les descriptions de travail dans leurs CV et de tourner la police blanche afin qu’elle s’inscrive auprès de l’ATS mais soit invisible pour les lecteurs humains. En outre, certains systèmes de suivi des candidats n’analysaient pas les CV bien en dehors des documents Microsoft Word.
Aujourd’hui, la plupart des fournisseurs ATS ont corrigé ces astuces et lisent les fichiers PDF et d’autres types de fichiers avec précision. Certains systèmes de suivi des candidats sont également devenus meilleurs pour interpréter les variations de mots clés, les expressions similaires et les acronymes. Ils permettent également d’autres variantes de mise en forme, notamment les polices de couleur et les images. Cela dit, en règle générale, il est toujours préférable de conseiller aux candidats de garder le format de leur curriculum vitae simple dans la mesure du possible.
La plupart des systèmes de suivi des candidats exécutent les mêmes tâches de base, avec de légères différences entre eux. Les différences de qualité proviennent de deux domaines principaux. Tout d’abord, un ATS de qualité est évolutif, hautement configurable et offre la flexibilité et les fonctionnalités que vous attendez. La seconde concerne moins l’ATS lui-même et les produits qui l’entourent.
Un ATS de qualité s’intègre à une variété de produits qui le complètent et ajoutent des fonctionnalités. Exemples : sites de carrière, logiciel de gestion des relations avec les candidats (CRM), logiciel de gestion des offres, intégration et engagement textuel. Votre ATS devrait également être en mesure de synchroniser et de partager l’information avec toute votre technologie de recrutement et de RH, y compris, mais sans s’y limiter, des entrevues vidéo, des évaluations de talents et votre HCM ou SIRH.
Un ATS est applicable à presque toutes les étapes du processus de recrutement, depuis le moment où une offre d’emploi émerge jusqu’au point de logiciel d’intégration des employés. En cours de route, le bon ATS peut s’intégrer à d’autres produits de recrutement pour créer une expérience transparente pour le candidat et le recruteur.
Par exemple, vous pouvez intégrer un logiciel de recrutement de texte à votre ATS pour engager plusieurs candidats par SMS et SMS dans un seul emplacement. Le recrutement textuel vous aide à recruter des talents via un support avec lequel ils sont à l’aise pour communiquer, tandis que l’ATS vous aide à ajouter des candidats, créer des messages personnalisés et communiquer à grande échelle.
De même, votre ATS doit s’intégrer à d’autres solutions RH, y compris vos solutions de gestion de la paie et du capital humain. L’intégration des nouveaux employés est ainsi rapide et simple, car vous pouvez importer des informations candidates directement de votre ATS dans vos autres systèmes.
Comme dans tout autre secteur, le monde du recrutement est en constante évolution. Les candidats d’aujourd’hui recherchent des carrières en utilisant une variété de canaux, y compris des tableaux d’emploi, des sites de réseaux sociaux, des moteurs de recherche et des agences de recrutement de talents.
Pour compliquer les choses, toute offre d’emploi peut attirer l’attention de centaines de candidats de différents canaux, qui doivent tous être suivis, catégorisés et examinés avec succès. En moyenne, une seule offre d’emploi recevra 118 candidats.
Il peut être difficile pour les équipes RH de suivre et de gérer avec succès leurs candidats à l’aide d’outils obsolètes. C’est pourquoi tant d’équipes de recrutement se tournent maintenant vers un système de suivi des candidats (SPA) pour gérer tous leurs candidats dans un seul endroit et introduire de nouvelles économies dans leurs processus.
Bien que de nombreuses caractéristiques inhérentes à un système ATS présentent des avantages évidents, il est important de reconnaître les avantages d’un tel système. Les systèmes de suivi des candidats peuvent fournir une valeur commerciale tangible et des résultats mesurables pour les RH et le recrutement.
Un ATS peut principalement vous aider à effectuer les opérations suivantes :
Gagner du temps
Un ATS utilise l’automatisation pour éliminer les tâches manuelles et faire gagner un temps précieux à vos recruteurs. Au lieu de perdre leurs heures de travail à saisir des données, ils peuvent se concentrer sur l’examen et la communication avec les candidats viables. Plus de 85% des recruteurs qui utilisent un ATS ont vu un processus d’embauche plus rapide.
Réduire les biais
Un ATS peut trouver les candidats les mieux adaptés pour un rôle sans intervention humaine, ce qui réduit les cas de biais d’embauche. Par exemple, vous pouvez configurer votre système pour qu’il recherche des candidats indépendamment de leur race, de leur sexe ou de leur nationalité, en vous concentrant plutôt sur leurs compétences et leur expérience.
Améliorer la qualité des candidats
Votre système éliminera automatiquement les candidats qui ne sont pas des candidats idéaux, vous assurant ainsi de ne pas embaucher d’employés non qualifiés. Plus important encore, un ATS vous aidera à trouver des candidats qui répondent aux normes rigoureuses de votre processus de recrutement.
Analysez vos performances
Votre ATS ne facilite pas seulement le processus de recrutement : il vous aide à l’améliorer vous-même en générant, catégorisant et analysant des données. Avec les bonnes informations, vous pouvez vous concentrer sur l’embauche de canaux efficaces et déclasser ceux qui ne le sont pas.
Créer une meilleure expérience de candidat
Les candidats s’attendent à ce que les entreprises de toutes tailles aient un processus d’embauche modernisé. En utilisant un ATS, vous pouvez vous assurer que chaque candidat reçoit une réponse en temps opportun à sa demande et a une expérience transparente avec votre entreprise, qu’ils soient finalement embauchés ou non. Cela est devenu un facteur important dans le recrutement, car les candidats peuvent laisser des avis sur les processus d’embauche sur des sites tiers, et plus de la moitié des demandeurs d’emploi déclarent qu’ils ne postuleraient pas dans une entreprise ayant de mauvais avis en ligne.
Le système de suivi des candidats que vous choisissez devrait être doté de fonctions qui facilitent le processus de recrutement, le rendent plus organisé et plus efficace. Les solutions ATS les plus performantes sont généralement fournies avec les fonctionnalités suivantes :
Votre système doit être conçu pour la génération actuelle d’utilisateurs, ce qui signifie qu’il doit être disponible sur les appareils préférés comme les smartphones, les tablettes et les ordinateurs portables. Un ATS basé sur le cloud vous permettra de synchroniser les données dans votre organisation, et vous n’aurez pas à mettre à jour votre logiciel manuellement comme vous le feriez avec une solution sur site.
Tenez compte de ce que l’équipe produit dit lorsque vous posez des questions sur les capacités de l’outil. Si vous entendez souvent « Ça ne peut pas faire ça », cela peut indiquer que vous n’obtiendrez pas les capacités que vous voulez vraiment. De plus, votre équipe de mise en oeuvre doit être à votre disposition avant, pendant et après l’intégration de votre ATS.
Les temps d’inactivité système longs et les mises à jour lentes sont également des indicateurs rouges. Votre système doit être disponible au moment où vous en avez besoin, même si vous devez y accéder en dehors des heures normales de bureau. De plus, votre ATS doit être mis à jour et amélioré régulièrement, non seulement pour améliorer votre produit, mais également pour garantir les niveaux de sécurité les plus élevés.
Vous n’avez pas à vous contenter d’un système de suivi des applications inférieur à la moyenne.
Le système de suivi des candidats d’iCIMS est conçu en tenant compte des candidats et des équipes RH, ce qui permet aux utilisateurs de naviguer dans le monde complexe et exigeant du recrutement. L’interface place les aspects les plus importants du recrutement au premier plan, créant ainsi une source unique de vérité pour les efforts de recrutement dans toute votre organisation.
Donnez à vos équipes les moyens d’automatiser :
Communiquez avec les candidats de la façon qu’ils préfèrent, que ce soit par e-mail, SMS ou sur les médias sociaux. En ajoutant le système de suivi des candidats d’iCIMS à votre personnel d’embauche, vous permettez à vos équipes de gagner du temps et de trouver les meilleurs candidats parmi les canaux les plus viables.