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Incorporación de empleados es el proceso de recursos humanos para integrar oficialmente a un nuevo empleado en una empresa. Además de equipar a los nuevos empleados con las herramientas necesarias para tener éxito en su nuevo puesto, un programa de incorporación exitoso proporciona a los nuevos empleados los recursos para convertirse en miembros de una fuerza laboral productiva plenamente comprometidos y culturalmente conscientes. Implica:
La incorporación de los empleados también requiere nuevas contrataciones para completar una cantidad significativa de papeleo como parte de su orientación inicial. Esto puede ser un proceso engorroso, especialmente si ese papeleo debe ser impreso y rellenado a mano. Algunas de estas características permanecen en la actualidad, pero a menudo se ven facilitadas por aplicaciones de software que facilitan el proceso.
Algunos procesos de incorporación pueden durar hasta 12 meses, dependiendo de la empresa y el rol. Es un proceso completo que introduce y orienta al empleado a su nuevo puesto, y no se considera completo hasta que no sean competentes en su puesto.
En el pasado, la incorporación de los empleados a menudo implicaba darle al empleado un paquete de bienvenida, que leía y luego respondía a preguntas sobre, o pasear al empleado a través de sesiones de capacitación durante su proceso de incorporación. En la actualidad, las empresas pueden utilizar software especializado de incorporación para realizar un seguimiento, registrar y administrar el proceso de incorporación de los empleados, lo que facilita y hace más productivo.
Los empleados necesitan empezar con el pie derecho cuando son contratados, ya que su experiencia inicial con una empresa puede impactar su desempeño laboral en el futuro. Una experiencia de incorporación sólida puede garantizar que el empleado sea productivo en su función más rápido, y puede ayudarles a evitar algo de la ansiedad que a menudo acompaña a la nueva experiencia del empleado.
Una buena experiencia de incorporación también afecta a la longevidad de los empleados.
“Según un artículo de SHRM (la Society for Human Resource Management), el 69% de los empleados tienen más probabilidades de permanecer con una empresa durante tres años si tienen una gran experiencia de incorporación.”
“Además, las organizaciones con un proceso de incorporación estandarizado experimentan niveles de productividad un 50% más altos en los nuevos miembros del personal.”
Si bien cada organización tiene diferentes técnicas de incorporación, lo importante es recordar que cuanto más rápido se sienta bienvenido un nuevo empleado y preparado para su nuevo trabajo, más rápido será capaz de contribuir al éxito general de la empresa. Como señala SHRM, los empleados que están a bordo utilizando la técnica de hundimiento o natación a menudo luchan para averiguar qué se espera y cómo pueden tener éxito en su nuevo lugar de trabajo.
Una vez que se completa el papeleo y el empleado forma parte oficialmente de la organización, tienen su primer día de trabajo. Su primer día es el comienzo del proceso de incorporación.
El primer día, el nuevo empleado será presentado a sus objetivos clave, así como las expectativas que se han puesto sobre ellos. Conocerán a sus compañeros de trabajo y conocerán a las personas con las que trabajarán directamente para lograr sus objetivos. El primer día también es un paso importante para aclimatar al empleado a la cultura de la empresa, las operaciones diarias, las reglas de oficina y otros temas importantes.
Durante la primera semana y los meses siguientes, el empleado recibirá más formación sobre su función y responsabilidades. El equipo de contratación, el equipo de gestión o el departamento de recursos humanos se registrarán periódicamente con el empleado para determinar su progreso. A menudo, es durante este tiempo que el nuevo empleado trabajará bajo un mentor o un supervisor directo responsable de su formación.
Al final del primer año, el nuevo empleado debería alcanzar la plena productividad en su rol. Deben estar preparados para asumir nuevos retos y desarrollar aún más sus capacidades. A partir de este punto, la mayoría de las empresas se centran en los esfuerzos de retención de empleados y el desarrollo continuo de habilidades para hacer que sus empleados tengan más éxito en el futuro.
A nivel macroeconómico, muchos elementos del proceso de incorporación están relativamente normalizados. Por ejemplo, todos en la empresa necesitan completar el papeleo general y los entrenamientos de la empresa. Las nuevas contrataciones deben prepararse con un entendimiento de la empresa en general. Dichos elementos estándar pueden incluir:
Los microelementos de los mejores programas de incorporación incluyen elementos específicos del departamento, función y/o ubicación del empleado. Para ayudar a entender por qué esto importa, piense por un segundo en las diferencias entre los departamentos de una organización conocida, como un gran fabricante de automóviles.
En ese caso, ¿tendría sentido incorporar a una persona al equipo de finanzas de la misma manera que a un mecánico?
Algunos ejemplos de elementos incluidos en un programa de incorporación individualizado son:
Un programa de incorporación bien gestionado está bien pensado y coordinado. Lo más importante que hay que recordar es que la incorporación no es una talla única. Diferentes empleados, dependiendo del nivel de su carrera, función laboral, influencia geográfica o cultural, etc., requerirán diferentes técnicas de incorporación para asegurar el éxito.
Aunque los programas de incorporación varían mucho de una organización a otra, todos los programas de incorporación bien gestionados presentan varias características generales.
Uno de los elementos más importantes de un programa de incorporación exitoso es centrarse en la experiencia del nuevo empleado. La experiencia de incorporación debe ser enriquecedora, pero sencilla. Para ello, los requisitos de incorporación, como formularios y manuales, deben presentarse como un flujo de trabajo claro y autoexplicativo orientado a tareas.
Además de esto, programas de incorporación exitosos:
Con miles de clientes en casi todas las industrias y ubicados en todo el mundo, hemos visto lo que funciona. A continuación, te presentamos algunas de las mejores prácticas de incorporación que te ayudarán a inspirar nuevos talentos:
La incorporación es lenta y propensa a errores cuando es manual y existe en un silo. La incorporación automatizada acelera los flujos de trabajo, elimina el trabajo ocupado de los reclutadores y facilita la comunicación entre los recursos humanos, las finanzas, la tecnología informática, los jefes de contratación y los equipos individuales.
Esto garantiza que las nuevas tareas de contratación se asignen y realicen antes de que lleguen las nuevas contrataciones.
Al asegurarse de que todo -portátiles, paquetes de incorporación, papeleo, recursos de formación, etc.- esté configurado y listo para nuevas contrataciones en su primer día, establece el tono correcto sobre el enfoque, la productividad, la eficiencia y sus expectativas. Además, las nuevas contrataciones tienen todo lo que necesitan para llegar al final.
El software de incorporación de empleados es una solución tecnológica que hace que la integración de nuevos empleados en su puesto dentro de una empresa sea más fluida y eficiente. Muchas de las organizaciones más exitosas han automatizado sus programas de incorporación con software de incorporación de empleados para racionalizar sus iniciativas de adquisición de talento y aumentar su retorno de la inversión. El software utilizado para automatizar los programas de incorporación ayuda a reducir los costes al tiempo que mejora la retención de los empleados y la productividad a largo plazo. La mayoría del software de incorporación de los empleados se basa ahora en la nube e incluye un tablero digital que permite a los equipos de adquisición de talento y a los gerentes rastrear y comunicar el progreso de un nuevo empleado.
El software de incorporación de empleados también incluye herramientas para simplificar las tareas básicas de incorporación. El personal de RR.HH. puede utilizar el software para automatizar las tareas menores, como la presentación de documentos fiscales, para que pueda centrarse en aspectos más importantes de la experiencia de incorporación, como el progreso del empleado hacia la productividad plena y su comprensión de la cultura de la empresa.
En general, el software de incorporación de empleados permite al equipo de RR.HH. realizar un seguimiento de todo el proceso de incorporación, desde el momento en que se contrata a un empleado hasta el punto en que adquieren competencia en su función, y más allá.
El software de incorporación de empleados casi siempre entra en escena hacia el final del proceso de reclutamiento, después de que un candidato ha sido contratado por la empresa. Una vez que un solicitante ha sido aceptado, su información puede ser transferida o importada al software de incorporación para que pueda comenzar su viaje de incorporación.
La mayor parte del software de incorporación de empleados se integra con otros sistemas de gestión de recursos humanos, como:
Con la solución adecuada, las empresas pueden incluso integrar su software de incorporación con sus herramientas de contratación, lo que permite una transición sin problemas de la candidatura a la incorporación.
Por ejemplo, el software iCIMS Text Engagement ayuda a mantener a los reclutadores y a los gerentes de contratación involucrados durante toda la experiencia de incorporación y ofrece otra manera de comunicarse y registrarse con los nuevos contratados. Mediante la integración de iCIMS Offer Management, los empleadores pueden proporcionar a los nuevos empleados copias de sus cartas de oferta en su portal de incorporación personal. Esto hace que la experiencia sea autoservicio, ahorrando tiempo a los clientes buscando copias originales.
El mejor software de incorporación de su clase
incluye plantillas fáciles de usar para la incorporación, herramientas de administración de tareas y mensajes automatizados, incluidas alertas de riesgo y correos electrónicos activados. Para el nuevo empleado, la solución de incorporación puede incluir paneles que les permitan interactuar con el software a través de un portal seguro. Esto les permite completar las tareas de incorporación, de modo que se les realiza un seguimiento y se graban.
Muchas organizaciones luchan con la incorporación, y con la contratación en general. Las empresas que contratan a empleados de temporada necesitan pasar por el proceso de incorporación de forma rápida y eficiente. Las organizaciones con una alta tasa de rotación, como el sector minorista, necesitan poder desempeñar sus funciones rápidamente y reducir su tiempo para alcanzar la productividad en la medida de lo posible.
El software de incorporación de empleados ayuda automatizando las tareas engorrosas que interfieren con el trabajo real de incorporación, como la presentación de documentos fiscales. Crea una lista clara de tareas que deben completarse, de modo que cada participante pueda tener una idea clara de dónde está cada nuevo empleado en su proceso.
Más importante aún, este tipo de software proporciona al equipo de RR.HH. y al nuevo empleado un proceso transparente y estandarizado para incorporar nuevos empleados, lo que ahorra tiempo y crea una experiencia coherente para todos en la empresa. Con un proceso estandarizado, la empresa puede recopilar datos sobre el proceso de incorporación para detectar tendencias y realizar mejoras graduales. También es más fácil para el nuevo empleado, ya que puede confiar en el software para guiarlos a través de su experiencia.
La mayor parte del software de incorporación también ayuda con las obligaciones de cumplimiento. Las mejores soluciones incluyen herramientas para la preparación automatizada, firma y gestión de formularios gubernamentales. Esto reduce los riesgos y garantiza que no se pierdan documentos ni información importante.
Como mínimo, una solución de incorporación de empleados debe incluir características que permitan a una empresa hacer lo siguiente:
Las mejores soluciones permiten integraciones complejas en su software de RRHH existente. También debería poder realizar un seguimiento del proceso de incorporación en varios sistemas, incluidos el software de gestión de capital humano y nómina. Esto permite que los registros de la nueva contratación se trasladen fácilmente a otros sistemas una vez contratados.
Para establecer el retorno de la inversión, se pueden observar los posibles rendimientos para una hipotética empresa con 200 empleados. Suponiendo un promedio de rotación y crecimiento, el costo de incorporar manualmente a los nuevos empleados es de aproximadamente 102.000 dólares por año.
Mediante la automatización del proceso de incorporación, esta empresa de muestra obtuvo un rendimiento de la inversión de más de 79.000 dólares al año.
Cómo es posible, se pregunta? En primer lugar, mediante la automatización del proceso de incorporación, la empresa eliminó todos los costos asociados con el envío por correo. Los formularios electrónicos, como el W-4 y el I-9, se han automatizado reduciendo el tiempo de preparación y procesamiento de documentos.
En segundo lugar, la logística, como la configuración de la mesa de coordinación, las órdenes de suministro y las solicitudes de TI, también se han automatizado, lo que reduce el tiempo empleado y, por tanto, los costes asociados a estas tareas. Solo estos cambios redujeron a la mitad el coste de incorporación de la empresa hipotética por alquiler.
Aunque los números utilizados en los cálculos siguientes pueden variar de una organización a otra, el punto es claro: la automatización del proceso de incorporación ahorra a una organización una cantidad significativa de tiempo y dinero.
iCIMS Onboarding agiliza el proceso de onboarding a través de procesos de onboarding automatizados, plantillas, tareas y formularios electrónicos. Realice un seguimiento de todo el proceso de incorporación en varios sistemas e integre el software de incorporación sin problemas con las demás soluciones de recursos humanos.
El proceso de incorporación debe ser emocionante y atractivo. iCIMS se encarga de todo el trabajo pesado, para que puedas concentrarte en traer a tu nuevo empleado al redil.