La utilidad de los informes y dashboards configurables del ATS

May 31, 2022

 

iCIMS Staff

7 min read

Los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) son esenciales para gestionar todo el proceso de selección de talentos, desde la solicitud inicial hasta la carta de oferta. Incluso puedes usar un ATS para gestionar el desarrollo profesional de tus empleados y su movilidad interna.

Como cualquier solución de software, un ATS genera y almacena una gran cantidad de información. Las empresas capaces de recopilar y sacar partido de estos datos mejoran sus procesos de contratación e incorporación al calcular el impacto de su recruiting marketing, identificar los mejores medios de sourcing para realizar contrataciones de calidad, analizar qué aptitudes iniciales conducen a los mejores empleados y mucho más.

Para sacar partido de estos datos necesitas un sistema de análisis y generación de informes potente.

No todos los ATS tienen un sistema de procesamiento de la información efectivo y configurable para obtener los datos que necesitas; sin embargo, iCIMS cuenta con una función de generación de informes integrada en el sistema de seguimiento de candidatos que es única en el mercado. Te proporciona informes personalizados que recogen la información que necesitas para tu estrategia de contratación.

Encuentra un término medio entre los informes preconfigurados y las implementaciones de terceros

A menudo, las empresas que utilizan un ATS están limitadas por dos tipos de sistemas de informes: el sistema «preconfigurado» incorporado de serie en el ATS o un sistema de terceros que debe integrarse a posteriori.

Hay bastantes competidores que ofrecen informes dentro de sus sistemas, pero con pocas o ninguna opción para configurarlos según tus necesidades. Esto no es útil porque no hay garantía de que tu empresa calcule los mismos KPI que otras empresas, ni tampoco tienes por qué calcular tus KPIs de la misma manera.

Por ejemplo, muchas empresas miden el «tiempo de contratación» como un KPI. Algunas lo empiezan a calcular desde que se crean las ofertas de empleo mientras que otras comienzan más tarde, una vez empezado el proceso de selección. Si tu herramienta de informes no te permite adaptar los datos a su finalidad estás limitado a calcular los KPI en función de los parámetros y métricas predeterminados por tu ATS.

Por otro lado, las implementaciones de terceros también son una opción, pero a menudo suponen más problemas de los que solucionan. Otras herramientas requieren asociaciones o integraciones complejas con herramientas que necesitan de especialistas para ser utilizadas y configuradas.

iCIMS supera estos obstáculos al ofrecer múltiples configuraciones y opciones de personalización de informes. Estas funciones no solo son potentes, sino que además son fáciles de implementar. No es necesario integrar una solución de terceros, puedes configurar los informes que su empresa necesita para optimizar el proceso de contratación sin obstáculos.

Genera informes orientados a la acción que actúen como listas de tareas pendientes

Los informes ayudan a revelar información sobre tu proceso de contratación e impulsan a tu equipo a la acción. Con iCIMS, puedes convertir tus informes en listas de tareas pendientes priorizando la atención de tus colaboradores hacia nuevos candidatos, talentos que no han sido contactados en un tiempo determinado, candidaturas aún sin revisar, trabajos que están pendientes de aprobación y mucho más.

Con los dashboards de iCIMS puedes crear listas de tareas pendientes de acción al personalizar los informes de cada miembro del equipo. De esta forma, se muestra una lista de tareas a llevar a cabo inmediatamente después de iniciar la sesión, lo que acelera los flujos de trabajo y facilita que no haya dudas sobre la prioridad de cada tarea.

Los administradores pueden organizar a sus equipos en función de dashboards de tareas que sean prioritarios para cada grupo. Esto mejora la experiencia de los usuarios y garantiza que tengan a mano la información más pertinente orientada a su función.

Por ejemplo, el dashboards de funciones de un recruiter puede configurarse para mostrar recordatorios visuales de tareas y un seguimiento rápido de información básica como candidatos entrantes, ofertas pendientes de revisión y estadísticas de contratación esenciales. Los usuarios pueden organizar sus cuadros para que se adapten a su estilo de trabajo, mostrando los datos en columnas y creando accesos directos a la información que usan a diario.

Configura dashboards de funciones específicas para cada puesto

La interfaz se puede configurar en función de tareas o información. Pero también puedes configurar los dashboards según el puesto del colaborador. Al añadir cuadros preestablecidos para los nuevos miembros del equipo se dinamiza la productividad de tus operaciones.

Puedes configurar cuadros especialmente diseñados para los siguientes profesionales de la empresa:

• Recruiters
• Manager de contratación
• Especialistas en sourcing
• Ejecutivos

Dashboards para recruiter

Como mencionamos anteriormente, en el dashboard de un recruiter se pueden incluir informes que presenten datos de nivel básico. La mayoría de los recruiter necesitan información sobre los puestos y candidatos bajo su supervisión, tareas pendientes de acción e información de uso frecuente. Los recruiter pueden incluso configurar gráficas con estadísticas personalizadas en función de sus necesidades.

El sistema iCIMS además de analizar los datos es capaz de mostrar los gráficos y widgets más importantes en el dashboard de cada usuario desde su misma interfaz sin necesidad de integraciones de terceros.

Dashboards para managers de contratación

Los mánager de contratación pueden necesitar disponer de parte de la información con la que ya cuentan los recruiter, pero necesitarán una lista de tareas pendientes de acción específica. También pueden necesitar acceso a informes y datos de mayor nivel que los recruiter, que están más centrados en el contacto directo con los candidatos.

Por ejemplo, la gráfica de un mánager de contratación puede contener informes sobre el proceso de contratación al completo. Pero es posible que para no saturarles con información no se incluyan datos residuales sino solo la información fundamental. En la columna de acciones pendientes de acción del mánager de contratación se encontrará su «lista de tareas pendientes», con la lista de candidatos que requieren revisión y otra información relacionada con el proceso de adquisición de talentos.

Dashboards para especialistas en sourcing

Los especialistas en sourcing se centran en construir puentes sólidos para llegar al talento y garantizar que los recruiter y mánager de contratación siempre tengan candidatos potenciales en su vivero de talentos.

Al igual que el resto, los cuadros de los especialistas en sourcing pueden actuar como una lista de tareas pendientes de acción. Su cuadro se centrará en la previsión de puestos, eventos de empleo y estadísticas de sourcing. Su trabajo es mantener viveros de talento nutridos en función de las necesidades de la empresa. Y para ello, su cuadro facilita la visualización y gestión de estos grupos de candidatos gracias a una disposición de gráficas y widgets que los conectan con la información que necesitan.

En su interfaz, los especialistas en sourcing pueden crear enlaces de acceso rápido a la información que más utilizan como candidatos por ubicación, por fuente de captación, candidatos por antecedentes y mucho más.

Dashboards para ejecutivos

A diferencia de los cuadros orientados a la acción mencionados anteriormente, un cuadro de ejecutivo destaca las estadísticas clave y enlaza con información de alto nivel que es fundamental para los dirigentes de la empresa. Para optimizar el flujo de trabajo de los ejecutivos se debe mostrar la información pertinente que les va a ayudar a tomar decisiones estratégicas para la empresa.

Dado que los mánager y los ejecutivos responsables de la toma de decisiones a menudo tienen poco tiempo, configurar un cuadro para ellos supone un paso clave para optimizar su flujo de trabajo. Con la configuración correcta, pueden ver informes de alto nivel sobre cuántos empleos se abrieron y cerraron en un año, el total de contrataciones, el tiempo de contratación y mucho más.

Aprovecha los informes de eficiencia para identificar los cuellos de botella

Con todas las herramientas y funciones ofrecidas por iCIMS, puedes analizar tu proceso de contratación para identificar los puntos de congestión de tu proceso.

A veces, un pequeño paso en el proceso de contratación, como escribir la descripción del puesto o lanzar una campaña publicitaria digital, puede tardar varios días en llevarse a cabo. Pero al generar informes de eficiencia sobre tu proceso de selección de talentos puedes identificar qué tareas están ralentizándolo y tomar medidas para acelerarlo.

Tal vez necesites un enfoque más sencillo al redactar descripciones de puestos, comercializar tus vacantes o al revisar solicitudes. Una vez que identifiques estos bloqueos en tus informes de eficiencia puedes aprovechar la plataforma iCIMS para reducir su tiempo en el proceso de contratación, mejorando así tu KPI de tiempo de contratación.

Asistencia garantizada para configurar tus reporting 

Al trabajar con la interfaz de iCIMS verás que muchas de estas funciones están preconfiguradas para la comodidad de tu empresa y se basan en la amplia experiencia de iCIMS en el campo de la contratación. Pero ten presente que no estás para nada limitado a los cuadros e informes preconfigurados.

iCIMS tiene un amplio ecosistema API lleno de opciones y funcionalidades. Todos los clientes de iCIMS pueden contar con la asistencia de un desarrollador de API para personalizar sus configuraciones en función de sus necesidades específicas de datos y procesos de trabajo.

iCIMS también es un recurso de referencia para tus necesidades de configuración. Si necesitas optimizar tu herramienta no tienes más que ponerte en contacto con su equipo de profesionales que te ayudará a adaptar el ATS a tus necesidades específicas.

Si quieres saber más sobre cómo personalizar y configurar iCIMS Talent Cloud, puedes verlo en acción aquí mismo.